مدیران فن آوری اطلاعات و ارتباطات به دو دسته تقسیم می شوند: آن هایی که از قبل استانداردهایی برای رایانه ها در اختیار دارند و این استانداردها به طور مداوم بر روی رایانه های جدید خریداری شده اعمال می شوند و مدیرانی که استانداردی ندارند. اگر شما در حال ترویج استاندارد های جهانی در سازمان خود هستید، اما فاقد زمان یا سازماندهی لازم برای ایجاد استانداردهای لازم به خصوص استاندارد سازی رایانه ها که موضوع این پست است هستید این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا فرآیند ایجاد و اجرای استاندارد رایانه ها برایتان ساده تر شود.
چرا استاندارد سازی؟
به طور خلاصه، هدف کلی استاندارد سازی رایانه ها صرفه جویی در هزینه ها و بهبود ارائه خدمات به کاربران است. اما دقیقا استاندارد سازی رایانه ها چگونه شما را برای رسیدن به این دو هدف یاری خواهد کرد؟ اجازه دهید به طور جداگانه به بررسی این دو هدف بپردازیم.
در این پست بیشتر به کلیات قضیه می پردازم و در آینده سعی خواهم کرد که جزئیات بیشتری را درباره موضوع استانداردسازی ارائه داده و حتی سعی خواهم کرد که یک مثال عملی نیز به آن پیوست کنم.
صرفه جویی در هزینه ها
صرفه جویی مالی، ازطریق استاندارد سازی رایانه ها می تواند با روش های زیر تحقق یابد:
- کاهش پیچیدگی نرم افزاری و سخت افزاری: داشتن تنوع کمتر مشخصات رایانه ها (از نظر سخت افزاری) برای مدیریت می تواند تا حد زیادی رفع اشکال کاربران را ساده تر کند. وقتی که با اشکالی در یک رایانه مواجه می شوید یا اشکالی را حل می کنید، تجربه ی به دست آمده و دانشی که از این رفع اشکال آموخته اید می تواند برای تمامی سیستم های مشابه به کار گرفته شود. هنگامی که یک سازمان تنوع زیادی در نوع مشخصات رایانه ها دارد، دانش آموخته شده در یک پلتفرم ممکن است قابل انتقال به دیگر پلت فرم ها نباشد. با داشتن مدل های کمتر رایانه های رومیزی و همراه، رفع اشکال موفقیت آمیز می تواند در سراسر سازمان تکرار شود.
- کاهش نیاز به تست سخت افزارها و نرم افزارها: همچنان که سیستم های عامل ها و نرم افزارها نصب می شوند، مانند: ویندوز ۷ یا آفیس ۲۰۱۰، داشتن مدل های کمتر به معنی نیاز کمتر به درایور ها و آزمایش برای تأیید سخت افزار و نرم افزار می باشد.
- کاهش تعداد Image ها: برای سازمان هایی که ترجیح می دهند تا نصب سیستم عامل ها و نرم افزار ها را به صورت خودکار و با استفاده از نرم افزارهایی مانند Microsoft System Center، ZENworks یا Symantec Backup Exec انجام دهند، داشتن نوع کمتر رایانه مساوی است با تعداد کمتر Image و مقدار کمتر فضای مورد نیاز همچنین مدیریت راحت تر Image ها. با گذشت زمان، وقتی که سرویس پک ها و بروز رسانی ها منتشر می شوند، بروز رسانی و مدیریت Image های کمتر می تواند مقدار قابل توجهی در وقت و نیروی کار صرفه جویی کند.
- مدیریت بودجه بهتر: هنگامی که یک لیست کوچک از استاندارد ها برای رایانه ها تعریف شود و قیمت هر نوع نیز مشخص شود، با توجه به اینکه سازمان ها بودجه دقیق تری دارند و با در نظر گرفتن تنوع کم مدل ها، برآورد بودجه راحت تری صورت می پذیرد و فقط کافی است تعداد رایانه ها در تعداد کاربران آن گروه ضرب شود. این کار برآورد بودجه را راحت تر کرده و کمک می کند تا بتوان بودجه های مبتنی بر پروژه و بودجه های سالانه دقیق تری تهیه کرد. با داشتن یک بودجه دقیق تر، می توان اولویت بندی راحت تری داشت که در انتها کمک می کند مقداری از بودجه را برای خریدهای احتیاطی کنار گذاشت.
- خرید در مقیاس بالاتر: از طریق خرید انبوه برای کل سازمان یا برای بخش هایی از سازمان شما خواهید توانست خرید خود را با قیمت های بهتری انجام دهید. به عنوان مثال اگر شما موفق به انتخاب یک دسکتاپ برای همه کاربران با مقدار یکسان رم شوید، خرید انبوه رم یارایانه کامل می تواند بسیار ارزان تر تمام شده و با قیمت بسیار بهتری خریداری گردد.
بهبود خدمات به کاربران
صرفه جویی در هزینه ها تنها نفع حاصل از استاندارد سازی رایانه ها نیست. ارائه خدمات بهتر ممکن است کمی ناملموس باشد اما قطعا قابل تأمل است.
- انتخاب آسان تر: هنگام خرید رایانه ها، داشتن لیستی کوتاه برای انتخاب، همراه با معیارهای ساده برای مطابقت رایانه ها با نوع نیاز هر گروه از کاربران می تواند یک راه طولانی را به فرآیندی ساده تبدیل کند. برخی سازمان ها حتی ممکن است به کاربران شان اجازه دهند مانند یک سلف سرویس از بین یک لیست کوتاه، رایانه مورد علاقه خود را انتخاب کنند. صرف نظر از روش ها، چه کاربران و چه پرسنل فن آوری اطلاعات و ارتباطات می توانند در صورت داشتن گزینه های کمتر، بسیار سریع نر انتخاب کنند.
- بهبود فرایند خرید: هنگامی که یک فرد درخواست یک رایانه جدید می کند، اگر شما یک لیست تأیید شده از تعداد کمی رایانه را به همراه هزینه های مرتبط با آن برای هر سیستم عامل به صورت محاسبه شده در اختیار داشته باشید، زمان مورد نیاز برای سفارش و تحویل گرفتن آن نوع رایانه از تأمین کننده تان می تواند به طور قابل توجهی کوتاه شود.
- بهبود حرفه ای: همیشه تعجب می کنم که چرا اغلب اوقات تلاش زیادی در هر مرتبه، صرف خرید یک رایانه استاندارد می شود. با اتخاذ و اتکا به استانداردهای رسمی، شما می توانید یک تصویر حرفه ای تر را به کاربران تان ارائه کنید. همچنین این کار کارکنان فن آوری اطلاعات و ارتباطات را از انجام کارهای پیش پا افتاده بازمی دارد و اجازه می دهد تا بر روی خدمات ارزش افزوده به کاربران تمرکز کنند.
چگونه استاندارد سازی کنیم
استاندارد سازی زمانی بسیار موثر است که یک رایانه می تواند بر اساس معیارهای خاص و کاربران خاص پیکر بندی شود. من اعتقاد زیادی به سادگی دارم. برای رایانه های رومیزی و همراه بهتر است هر پلت فرم به دو بخش تقسیم شود: پایه و پیشرفته. اگر شما این عناوین را دوست ندارید، عنوانی را که برای سازمان تان مناسب است انتخاب کنید. جدول زیر نمونه مد نظر من را نشان می دهد.
| جدول الف | ||
| با مشخصات پایه | با مشخصات پیشرفته | |
| گزینه ب | گزینه الف | رایانه رومیزی |
| گزینه ب | گزینه الف | رایانه همراه |
| گزینه الف | رایانه های قابل حمل سبک (شامل نت بوک ها، تبلت ها و …) | |
- قابل حمل بودن: اکثر کاربران فقط به یک رایانه همراه جهت امور دفتری و بیرونی خود نیاز دارند. این بدان معنی است که رایانه همراه انتخاب شده بایستی به اندازه یک رایانه رومیزی قوی بوده تا کاربر بتواند امور روزانه درون دفتری و اموری بیرون از سازمان خود را انجام دهد.
- ماژولار بودن: در نظر داشته باشید مشخصاتی را انتخاب کنید که بتوانید تعویض و جابجایی قطعات را راحت تر انجام دهید به عنوان مثال با انتخاب یک رایانه رومیزی برای هر دو سطح پیشرفته و پایه با همان توان پردازشی، حافظه یا سایر اجزاء بنا به نیاز ممکن است در آینده تغییراتی را در مشخصات سخت افزاری رایانه ها برای بعضی از کاربران انجام دهید.
در هنگامی که نوع پردازنده را برای رایانه های رومیزی و همراه ارزیابی می کنید، توجه داشته باشید که پردازنده ای را انتخاب کنید که مقدار پردازش آن از آن چه نیاز فعلی تان است بالاتر باشد، چرا که انجام این کار کمک خواهد کرد در آینده با افزودن مقداری RAM بتوانید عمر آن رایانه را افزایش داده و رایانه مورد نظر از سیستم عامل های جدید نیز پشتیبانی کند.
و در انتها در هنگام انتخاب بین مدل های مختلف موجود، مدل هایی را انتخاب کنید که قبلا از آن ها به خوبی پاسخ گرفته اید و نمایندگان رسمی فروش آن برند را در نزدیکی خود برای نیازهای آتی (گارانتی و …) داشته باشید. همچنین نوع قطعاتی را انتخاب کنید که برچسب مورد تأیید مایکروسافت مبنی بر مناسب بودن برای نسخه سیستم عامل شما را داشته باشند.
نظر شما چیست، آیا در سازمان شما موارد دیگری نیز برای استاندارد سازی در نظر گرفته شده است؟